個人情報保護について

個人情報の取扱いに関する基本指針

１．基本方針

株式会社駅レンタカーシステム（以下「当社」という。）は、個人情報（生存する個人に関する情報であって、該当情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述により特定の個人が識別することができるものをいう。）の保護に関する法令等及び社内規定を遵守し、当社で取扱う個人情報の取得及び利用を適正に行うとともに、個人情報を安全かつ最新の状態で管理し、適正に廃棄することで、個人情報を守り、その信頼に応えます。

２．組織活動

（1）個人情報の保護に関する法令等を遵守します。
（2）個人情報の取扱いに関する社内規程を制定するとともに、個人情報を取扱うシステム・業務毎に必要なルール等を策定し、これを遵守します。
（3）個人情報が適正に取扱われているかどうか、定期的にチェックを行い、問題がある場合には改善します。
（4）当社グループ会社、取引のある団体・個人等に対して、社内規定の目的達成のための協力を要請します。
（5）本基本方針は、当社ホームページ（ＵＲＬ　https://www.ekiren.co.jp/）に掲載することなどにより、いつでも閲覧可能な状態とします。

３．個人情報の取扱いについて

個人情報の取扱いについて以下の原則の実現に努めます。

（1）社内体制の整備
当社は、個人情報ごとに管理者を配置し、適正な管理を行います。
（2）個人情報の収集
当社は、個人情報の収集にあたって、その利用目的を明らかにして、適正な方法で取得します。
（3）個人情報の利用
当社は、個人情報の利用にあたって、個人情報保護の重要性を強く認識し、その利用目的の範囲内で利用します。
（4）個人情報の適正な管理
当社は、個人情報の管理にあたって、必要な安全対策を実施します。
（5）本人の権利の尊重
当社は、個人情報に関する本人の権利を尊重し、その情報に関して、開示、訂正、利用停止等を求められたときは、合理的な期間、法令等で定められた範囲内で対応します。
（6）個人情報の取扱いの継続的な改善
当社は、個人情報の取扱いにあたって継続的にその改善に努めます。

2022年4月
株式会社駅レンタカーシステム

個人情報の取扱いの具体的な事項

株式会社駅レンタカーシステム（東京都新宿区四谷１丁目四ツ谷駅構内、代表取締役社長橘修以下、「当社」という。）は、当社の業務を円滑に行うため、業務上必要となる個人情報を取得しますが、これらの個人情報は、「個人情報の取扱いに関する基本方針」のほか、以下のとおり取扱います。

１．個人情報の利用目的

当社は、お客様から取得した個人情報を次の目的のために利用します。なお、当社は、業務の受委託に伴い、業務の受委託先に必要な範囲で当社が取得した個人情報を提供することがあります。

（1）レンタカー、その他事業（注1）及びこれに関連したサービスの提供を含む契約の締結及び履行、契約後の管理並びに提供したサービスのアフターサービスの実施のため
（2）レンタカー、その他事業（注1）及びこれに関連したサービスの提供に必要な連絡のため
（3）お客様の本人確認及び審査をするため
（4）レンタカー事業におけるレンタカー会員の管理のため
（5）レンタカー、その他事業（注1）及びこれに関連したサービスに関する料金の請求収納及び債権保全のため（信販会社等へクレジットカード等による支払い手続きを依頼する場合を含みます）
（6）市場調査その他の調査研究のため
（7）経営上必要な各種の管理を行うため
（8）懸賞、キャンペーン等の実施のため
（9）取引先との契約の締結及び履行並びに契約後の管理のため
（10）お客様からのお問合せやご意見を承り及び回答するため
（11）お客様及び従業員のセキュリティの確保のため
（12）お客様の興味・傾向等に合わせて広告の配信やコンテンツ提供をするため

２．個人情報の共同利用

当社は、以下に掲げるとおり個人データの共同利用を行います。

（1）共同利用する個人データの項目
氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、メールアドレス、免許証情報、レンタカーの利用情報
（2）共同利用者の範囲
フランチャイジー各社（注2）
提携レンタカー会社（注3）
（3）利用目的
「1.個人情報の利用目的」で定めた目的
（4）個人データの管理についての責任を有する者の名称
株式会社駅レンタカーシステム

３．個人情報の第三者提供

当社は、「１．個人情報の利用目的」に記載した目的及び次のいずれかに該当する場合を除き、お客様から取得した個人情報を、あらかじめお客様の同意を得ることなく、第三者に提供しません。

（1）法令に基づく場合
（2）お客様よりあらかじめ同意を得ている会社に提供する場合
（3）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客様本人の同意を得ることが困難であるとき
（4）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難であるとき
（5）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様本人の同意を得る事により当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

４．個人情報の安全管理のために講じた措置

当社は、個人情報を安全に管理するための措置として、以下に示した項目等を実施します。

（1）基本方針の策定
個人情報の適正な取扱いのために「個人情報の取扱いに関する基本方針」を策定し、公表します。
（2）個人データ等の取扱いに係る規律の整備
適正な取得・保管・利用・管理等を行うことを目的として、個人情報の取扱いに関する社内規定を策定します。
（3）組織的安全管理措置
個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取扱う従業員を明確化し、個人情報の漏えい等の事故が発生した場合の責任者への連絡体制を整備します。
（4）人的安全管理措置
従業員に個人情報の取扱いに関する留意事項等について、定期的に教育訓練を実施するとともに、個人情報に関する秘密保持に関する事項を社内規定に記載します。
（5）物理的安全管理措置
個人情報の廃棄又は削除にあたっては、裁断、溶解又は物理的な破壊等、復元が困難な方法で処理します。
（6）技術的安全管理措置
外部からの不正アクセスの防止のための措置を行います。
個人データを保管又は社外へ移送する場合は、暗号化、パスワード設定等の必要な漏えい防止のための措置を行います。
（7）外的環境の把握
個人データを保管している外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で、個人データの安全管理を安全に管理するための必要かつ適切な措置を行います。
（8）従業員の監督
従業員による個人データの取扱状況を把握するために、年１回以上の監査等を行うことにより、法令及び社内規定等に合致した運用がなされていることを確認し、問題がある場合には速やかに改善します。
（9）委託先の監督
委託先による個人データの取扱状況を把握するために、年１回以上の監査等を行うことにより、契約及び法令等に合致した運用がなされていることを確認し、問題がある場合には必要な措置を講じます。

５．個人情報の開示等の手続き

当社は、当社が取得した個人情報及び第三者提供記録に関して、ご自身の情報及び記録の開示等をご希望される場合は、ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、合理的な期間、法令等に定められた範囲内で対応します。また、一部の開示等のご請求については、手数料をお支払いただきます。

（1）開示等の内容
　[1]　利用目的の通知（有料）
[2]　開示（有料）
[3]　内容の訂正、追加又は削除
[4]　利用の停止又は消去
[5]　第三者への提供の停止

なお、利用の停止又は消去に伴い、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがありますので、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます（なお、関係法令に基づき保有しております個人情報については、利用の停止又は消去のご請求には応じられない場合があります）。

（2）開示等のご請求先

開示等のご請求をされる場合は、当社所定の開示等請求書（注4）に必要事項を記入し、ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認するために必要な書類（注5）及び手数料（注6）を同封のうえ、次の宛先まで、書留、簡易書留、配達記録郵便など、配達の記録が残る方法又は電子メールによりお申し込みください。この方法によらない開示等のご請求（当社に直接お越しいただいた場合も含みます）には応じられませんので、ご了承くだい。また、開示等請求書の記載に不備があった場合並びにご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認できない場合は、その旨ご連絡申し上げ、再請求をご案内しますが、ご連絡後２週間を経過しても再請求がない場合は、開示等のご請求がなかったものとして対応し、手数料も返却しません。
[開示等のご請求の宛先]
【郵送による請求の場合】
〒160-0004　東京都新宿区四谷一丁目四ツ谷駅構内
株式会社駅レンタカーシステム　個人情報受付窓口
【電子メールによる請求の場合】
ｏｔｏｉａｗａｓｅ＠ｍｘ．ｅｋｉｒｅｎ．ｃｏ．ｊｐ

（3）開示等のご請求の結果の通知方法

お申し出いただいた方（開示等請求書に記載された請求書の氏名及び住所）宛てに、書面で郵便（日本郵政の本人限定受取郵便）により通知します。また、開示等を行わない場合（注7）に該当する場合は、その理由を付記して通知します。
なお、通知までに日数を要することがありますので、ご了承ください。

（4）開示等のご請求により取得した個人情報の利用目的

開示等のご請求により取得した個人情報は、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用します。また、提出いただいた書類は、適正に廃棄します。

６．お問合せ窓口

当社は、「１．個人情報の利用目的」に記載した目的及び次のいずれかに該当する場合を除き、お客様から取得した個人情報を、あらかじめお客様の同意を得ることなく、第三者に提供しません。
当社が取得した個人情報に関する苦情及びお問合せについては、次の「個人情報受付窓口」まで、お問合せフォームまたは郵便によりお申し出ください。この方法によらない苦情等の受付（当社に直接お越しいただいた場合も含みます）には応じられませんので、ご了承ください。

[お問合せ先]
〒160-0004　東京都新宿区四谷一丁目四ツ谷駅構内
株式会社駅レンタカーシステム　個人情報受付窓口
お問合せフォーム
(注1) その他事業
その他、当社の定款に定める全ての事業です。詳しくは会社概要をご覧ください。
(注2) フランチャイジー各社
株式会社JR北海道ソリューションズ、JR東日本レンタリース株式会社、株式会社東海交通事業、JR西日本レンタカー＆リース株式会社、株式会社駅レンタカー四国、JR九州レンタカー＆パーキング株式会社
(注3) 提携会社
トヨタ自動車株式会社、株式会社日産カーレンタルソリューション、ニッポンレンタカーサービス株式会社、オリックス自動車株式会社、三菱自動車ファイナンス株式会社、株式会社イデックスオート・ジャパン
(注4) 当社所定の開示等請求書
当社所定の開示等請求書は、次の方法により交付します。なお、FAX又は郵便による交付をご希望される場合は、開示等請求書の交付をご希望される旨及びFAXの場合はご希望される方のFAX番号、郵便の場合はご希望される方の氏名・住所を記載のうえ、FAX又は郵便葉書によりお申し込みください。
当社ウェブサイト・・・開示等請求書のダウンロードはこちら
FAX：03-3358-1984
郵送：〒160-0004　東京都新宿区四谷一丁目四ツ谷駅構内　株式会社駅レンタカーシステム　個人情報受付窓口
(注5) ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認するために必要な書類
健康保険証、年金手帳、印鑑登録証明書等の写しです。なお、お申し出いただいた方がご自身以外の場合は、さらに次の書類も同封してください。
お客様が未成年者又は成年被後見人の場合はその法定代理人戸籍謄本又は成年後見登記事項証明書など、法定代理権があることを確認できる書類
お客様が開示等請求を行うことにつき委任した代理人委任状など、代理権があることを確認できる書類
(注6) 手数料
有料となる開示等のご請求をされる場合は、１件につき600円の手数料をお支払いただきますので、600円分の郵便切手又は郵便為替を同封してください。
なお、郵便為替の場合は、郵便局所定の手数料が別途かかります。
また、手数料が過剰であった場合でも、差額は返却しません。手数料が不足していた場合及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、ご連絡後2週間を経過してもお支払いがない場合は、開示等を行わないことと決定し、手数料は返却しません。
(注7) 開示等を行わない場合
次のいずれかに該当する場合は開示等を行いません。また、手数料は返却しません。

[1] 利用目的の通知
ア利用目的が明らかな場合
イ本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
ウ会社の権利又は正当な利益を害する恐れがある場合
エ国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
オ請求に関わる保有個人データが存在しない場合
カ請求者が所定の手数料を支払わない場合
[2] 開示
ア本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利害を害する恐れがある場合
イ会社の業務の適正な実施に著しい障害を及ぼす恐れがある場合
ウ他の法令に違反することとなる場合
エ他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
オ請求に係る保有個人データが存在しない場合
カ請求者が所定の手数料を支払わない場合
[3] 訂正、追加又は削除
ア保有個人データの内容が事実であった場合
イ他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
ウ利用目的から見て訂正等が必要でない場合
[4] 利用停止又は消去
アあらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で取扱っている場合（違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む）
イ適正な方法で取得している場合（違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む）
ウ多額の費用を要する等、利用の停止又は消去、提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合
[5] 第三者提供の停止
アあらかじめ本人の同意を得て提供している場合
イ法令に基づく場合
ウ人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
エ公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
オ国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
カ多額の費用を要する等、利用の停止又は消去、提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合