隱私政策

個人資訊處理基本指南

1.基本政策

Eki Rent-A-Car System Co., Ltd.(以下稱「本公司」)遵循個人資訊(定義為描述個人、可用於以姓名、出生日期及類似資訊辨識特定個人之資訊)保護相關法律與公司規章,以及以適當與安全方式取得、使用與處分此等資訊,達成保護個人資訊之預期,以及維持資訊之最新狀態。

2.組織面投入

  • (1)本公司將遵守個人資訊保護法律與規章;
  • (2)本公司將制訂一套個人資訊處理公司規章,訂定適用個人資訊相關系統/作業之必要規則、以及遵循此等規章與規則;
  • (3)本公司將定期確認個人資訊是否適當處理,並於遭遇任何問題時改善系統;
  • (4)本公司將要求集團公司與其他事業合作夥伴(包括實體與個人),共同努力遵守公司規章;及
  • (5)本公司將以發佈政策於本公司網站(http://www.ekiren.co.jp/)之方式,隨時提供本基本政策內容。

3.個人資訊處理相關規定

本公司將致力於遵守下列個人資訊處理原則:

  • (1)組織架構發展
    本公司將指派一名經理管理所有個人資訊,以適當管理個人資訊。
  • (2)蒐集個人資訊
    本公司將釐清所蒐集資訊之預計用途,並以適當方式蒐集個人資訊。
  • (3)使用個人資訊
    本公司將限制僅於預計範圍內使用個人資訊,並強調個人資訊保護之重要性。
  • (4)適當管理個人資訊
    本公司管理個人資訊時,將執行必要安全措施。
  • (5)尊重資訊所有人之權利
    本公司將尊重個人資訊所有人就其資訊擁有之權利被要求揭露、更正或暫停使用此等資訊時,本公司將依據合理主管機關與法律規定加以回應。
  • (6)教育與監督員工
    本公司將持續教育與適當監督負責處理個人資訊之員工,以確保適當管理個人資訊。
  • (7)監督分包商
    本公司將對獲委任處理個人資訊之分包商提供必要與適當監督,以確保適當管理個人資訊。
  • (8)持續改善個人資訊處理措施
    本公司將致力於持續改善個人資訊處理措施。

個人資訊處理相關特定事宜

本公司將蒐集為繼續商業營運所須之個人資訊。此等資訊將依據「個人資訊處理基本政策(Basic Policy Regarding the Handling of Personal Information)」以及下列規則處理:

1.個人資訊使用目的

本公司將為下列目的使用向客戶蒐集之個人資訊。本公司亦得於執行委任服務之必要範圍內,將此等資訊提供給其分包商。

  • (1)簽署與執行租車契約或其他業務(註 1)以及提供相關服務,並於簽署此等契約後進行管理,及就所提供服務進行售後服務;
  • (2)為從事租車或其他業務(註 1)及相關服務而進行進行必要通訊;
  • (3)確認及審核客戶身分;
  • (4)管理租車業務之租車會員;
  • (5)就租車或其他業務(註 1)及相關服務進行扣款、收款及維持信用(包括交付信用貸款公司處理之信用卡付款流程);
  • (6)為市場研究及其他研究與開發活動;
  • (7)為進行業務營運所必要之各種形式管理活動;
  • (8)為辦理比賽與其他宣傳活動;
  • (9)為與業務合作夥伴簽署與執行契約,以及於簽署此等契約後進行管理;
  • (10)為收取與回應客戶詢問與意見;及
  • (11)為確保客戶與員工安全。

2.將個人資訊提供給第三方

未取得事前同意,本公司不會將向客戶蒐集之個人資訊提供給第三方,適用「1.個人資訊使用目的」所述任何目的,或屬下列任何項目之情況除外:

  • (1)依法須提供資訊;
  • (2)於取得客戶事前同意之情況下,將資訊提供給其他公司;
  • (3)為保護個人生命、身體或財產所必要而提供資訊,前提是該等個人無法自行表示同意;
  • (4)為改善公眾衛生或促進兒童營養健康而提供資訊,前提是該等個人無法自行表示同意;
  • (5)為與全國性機構、區域機構或受託執行法律與規章規定功能之實體合作,而必要提供之資訊,前提是向該等個人取得同意可能干擾該等功能之執行;或
  • (6)提供合作夥伴公司(註 2)擁有之車輛(於此等情況下,個人資訊處理作業受相關合作夥伴公司之條款與條件所規範)。

3.個人資訊揭露程序與類似措施

就本公司取得之個人資訊,若客戶希望以類似方式揭露其自有個人資訊或處理此等資訊,本公司將於合理主管機關或法律與規章允許範圍內加以回應。本公司將驗證前述申請方身分,且部分情況可能需收取處理手續費。

  • (1)揭露與類似要求之種類
    • [1]使用目的通知(無償)
    • [2]揭露(可能需收取手續費)
    • [3]更正、新增或刪除相關資料
    • [4]暫停或取消使用
    • [5]暫停提供給第三方
    要求暫停或取消使用個人資訊之個人,須瞭解於其提出要求後,本公司可能不再能夠提供令其滿意的服務(申請方亦須瞭解,依據法規或本公司處理其個人資訊種類的不同,本公司可能無法滿足其可能要求)。
  • (2)揭露要求及類似事宜應至何處提出
    於要求揭露或類似事宜,應填寫本公司指定之揭露申請書及類似表單(註 3)、載明必要資訊,並以一般掛號郵件、簡式掛號郵件、附回條郵件或允許紀錄交付之任何其他種類郵件將表單、驗證申請方身分之文件(註 4)以及手續費(註 5)寄至下列地址。本公司將不會回應未透過前述流程提出之任何要求(包括親自前往本公司提出之要求)。若發生申請人未填寫適當申請表單或無法驗證申請方身分之情況,本公司將通知申請人並要求再次提交申請。若未於通知後兩週收到第二份申請,本公司會將相關案件視為已取消並退回所有手續費。
    [提交申請之地址]
    Eki Rent-A-Car System Co., Ltd. 個人資訊客服中心(Personal Information Customer Desk)
    位於四谷車站(Yotsuya Station)內,地址為 Yotsuya Icchome, Shinjuku, Tokyo 160-0004
  • (3)申請結果通知
    申請結果將以書面通知申請人(亦即:申請書表所載姓名與地址)。通知將以「日本郵便事業株式會社(Japan Post Col, Ltd.)」身分確認交付服務郵寄。若申請遭駁回(註 6),通知將載明理由。
    請瞭解,通知可能需要一段時間才能送達。
  • (4)因申請表而取得之個人資訊的使用目的
    因揭露申請及類似表單而取得之所有個人資訊,將僅限於處理申請之必要範圍內使用。提交文件將予以適當銷毀。

4.詢問事宜聯絡窗口

本公司就個人資訊取得之任何客訴及/或詢問資料,皆應以電話、E-mail或郵件提交給下列個人資訊客服中心(Personal Information Customer)。本公司將不會回應以任何其他方式提出之任何客訴或類似內容(包括親自前往本公司提出之要求)。
[聯絡窗口]
Eki Rent-A-Car System Co., Ltd. 個人資訊客服中心(Personal Information Customer Desk)
位於四谷車站(Yotsuya Station)內,地址為 Yotsuya Icchome, Shinjuku, Tokyo 160-0004
電話:0800-888-4892(上班時間 10:00~18:00,不含週六、週日、國定假日以及年底/新年假期)

  • (註 1)「其他業務」
    本公司公司章程所規範任何其他業務。詳細內容,請參閱「企業概要(Corporate Outline)」。
  • (註 2)「合作夥伴公司」
    TOYOTA Rent a Car、Nissan Car Rental Solutions Co., Ltd.、Nippon Rent-A-Car Service, Inc.、Times Mobility Networks Co., Ltd.、ORIX Auto Corporation、MMC DIAMOND FINANCE Co., Ltd, 以及 Idex Auto Japan Co., Ltd
  • (註 3)「本公司指定之揭露申請書及類似表單」
    本公司指定之揭露申請書及類似表單得依據下列規定發佈。傾向透過傳真或郵寄收取申請書之個人,應發送傳真或明信片、載明發送理由與傳真號碼或姓名與地址(視採用方法而定)。
    • ·本公司網站:下載揭露申請書及類似表單,請點選此處
    • ·傳真:03-3358-1984
    • ·郵寄:Eki Rent-A-Car System Co., Ltd. 個人資訊客服中心(Personal Information Customer Desk)
      位於四谷車站(Yotsuya Station)內,地址為 Yotsuya Icchome, Shinjuku, Tokyo 160-0004
  • (註 4)「驗證申請方身分之文件」
    提供個人健康保險證明、退休金手冊、印鑑登記證明或類似資料之影本即已足夠。若申請人非相關個人,亦須檢附下列文件:
    • ·若相關個人為未成年人或成人監護人,則須提供可證明申請人擁有法定代表權限之文件,例如法定代表人之戶籍謄本,或成人監護人之登記證明書資訊;
    • ·可證明申請人代表權限之文件,例如代表授權書。
  • (註 5)「手續費」
    每份適用手續費規定之揭露申請或類似表單皆須支付600 日圓手續費。請檢附 600 日圓等值郵票或郵政匯票。郵政匯票須另外支付處理手續費。
    溢繳款項將不予以退還。若未檢附足額手續費,本公司將會通知申請人。若未於通知後兩週內付款,揭露或類似表單將予以取消,且所有已支付之手續費皆不予以返還。
  • (註 6)「若申請遭駁回」
    若符合下列任何情況,揭露及類似表單予以駁回。於此等情況下,手續費將不予以返還。
    • [1] 使用目的通知
      • A. 若使用目的清楚明白;
      • B. 若個人或第三方生命、身體、財產或其他權利或利益可能受損;
      • C. 若本公司任何權利或正當利益可能受損;
      • D. 若本公司為與全國性機構或受託執行法律與規章規定功能之區域機構合作有必要,前提是接受申請可能干擾該等功能之執行;
      • E. 若與申請相關之個人資訊不存在;或
      • F. 若申請人未支付規定手續費。
    • [2] 揭露
      • A. 若個人或第三方生命、身體、財產或其他權利或利益可能受損;
      • B. 若適當提供本公司服務之情況可能遭到重大影響;
      • C. 若接受申請將導致違反其他法律或規章;
      • D. 若其他法律或規章規定特殊程序;
      • E. 若與申請相關之個人資訊不存在;或
      • F. 若申請人未支付規定手續費。
    • [3]更正、新增或刪除相關資料
      • A. 若本公司所處理個人資訊係屬正確;
      • B. 若其他法律或規章規定特殊程序;或
      • C. 若從使用目的考量,更正或其他行為並不必要。
    • [4]暫停或取消使用
      • A. 若資訊係為達成事先規定使用目的之必要範圍內而處理(包括為改正違規行為而超出範圍之情況);
      • B. 若資訊係以適當方式取得(包括為改正違規行為而超出範圍之情況);或
      • C. 若因成本重大或類似情況而難以執行所要求之暫停或取消,前提是已執行替代措施保護該等個人之權利或利益。
    • [5]暫停提供給第三方
      • A. 若資訊係基於相關個人事前同意而提供;
      • B. 若法律規定應提供;
      • C. 若為保護個人生命、身體或財產所必要而提供資訊,前提是該等個人無法自行表示同意;
      • D. 若因成本重大或類似情況而難以執行所要求之暫停或取消,前提是已執行替代措施保護該等個人之權利或利益。
      • E. 為與全國政府組織、地方政府或受託執行法律與規章規定功能之個人合作,而必要提供之資訊,前提是向該等個人取得同意可能干擾該等功能之執行;或
      • F. 若因成本重大或類似情況而難以執行所要求之暫停或取消,前提是已執行替代措施保護該等個人之權利或利益。